Gérer un projet sur le long terme n’est jamais, au moins pour moi, complètement serein ;  ayant en effet une « légère » tendance à oublier certaines choses en cours de route. Pour que cela n’arrive pas, quoi de mieux que les jeter  sur une carte heuristique ? Grâce à XMind, c’est possible… et, surtout, facile !

Pour cet article, j’ai choisi de prendre pour exemple les formations bureautiques, une de mes fonctions. Pour aboutir à un résultat convenable, je dois donc lister tout ce que j’aurai à faire, sans tenir compte de la chronologie ni même de l’importance des différents thèmes. La seule priorité à mes yeux étant de n’en oublier aucun. Un outil tel que XMind se révèle pour cela très précieux.

Il suffit en effet de créer  une carte dont le sujet central sera le titre « Formations bureautiques » puis les branches, les différentes actions à mener et prévoir : création de groupes de stagiaires, thèmes abordés dans les sessions…

Après quelques minutes, on obtient quelque chose comme ce qui figure sur l’illustration ci-dessous.

XMind - Création d'une carte heuristique

Avec XMind, on dispose d’autres fonctionnalités qui permettent de travailler encore plus confortablement et efficacement.

Il est par exemple possible d’indiquer de façon visuelle, pour chaque thème, son avancement, grâce à une icône. Pratique et rapide !

XMind - Visualisation de l'avancement d'une tache

Des liens entre différentes branches permettent également de mettre en avant certaines indications, comme par exemple une formation initiation Windows en prérequis de celle sur un logiciel initiation.

L’un des principaux avantages d’un travail sur une carte de ce type est de pouvoir, à tout moment, rajouter un item : une nouvelle branche, quelque soit soit niveau hiérarchique.

Tout nos collègues de disposant pas d’outils tels que XMind, on a tout loisir pour exporter nos cartes vers les logiciels de bureautique courants, aux formats les plus répandus : PDF, RTF,DOC, HTML, XLS, PPT, CSV ou BMP.

Formats d'export d'une carte créée avec XMind

On obtient alors, par exemple, dans Word, un document qui reprend tous les branches. Seul petit manque, si on a indiqué des plages de réalisation des différentes branches, celle-ci ne sont pas retranscrites dans le document.

Document Word créé depuis un export XMind

Par contre, si on choisit d’exporter sa carte vers Excel, le résultat est beaucoup plus complet, avec indication des dates de début et fin, des durées et même du stade d’avancement.

Document Excel créé depuis un export XMind

On choisira donc l’un ou l’autre des formats selon les informations que l’on devra porter à la connaissance des destinataires.

XMind permet également la création de nouvelles feuilles, soit vierges soit à partir du sujet sélectionné. Cela s’avèrera utile pour détailler un sujet en particulier. La visualisation en sera grandement améliorée.

Il est également possible, dans XMind de protéger son travail grâce à un mot de passe. Parmi les autres outils : la possibilité, déjà évoquée, de créer un diagramme de Gantt, d’insérer des notes, des sujets flottants… selon les versions.

XMind se révèle un outil particulièrement complet pour celui qui doit gérer un projet ; qu’il s’agisse des prochaines vacances ou d’un projet professionnel long et complexe. Il devient alors impossible d’en oublier le moindre petit détail.

XMind se décline en plusieurs versions dont une gratuite, aux fonctionnalités certes limitées (pas d’export) mais qui permet, avant d’investir dans un version payante, de voir si XMind correspond bien à ce qu’on cherche. La version XMind Plus est elle proposée à 62 € et la version Pro, la plus complète, à 109 €. Une formule Abonnement, pour la version Pro uniquement, est également disponible à 62 €/an. Prix auxquels il faut ajouter la TVA. Pour  découvrir tout cela en détail, et acheter XMind, vous pouvez vous rendre sur le site de l’éditeur.

La version Mac OSX est à télécharger en suivant ce lien. À noter qu’il existe également une version Windows, téléchargeable sur cette page.

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