Qu’on se prépare à rénover une maison, hérite d’un projet complexe ou, plus humblement, qu’on travaille sur ses recherches généalogiques, une organisation minimale est indispensable. Voilà ce que propose Omnifocus, une des applications du groupe OMNI.

Première constatation : l’interface est entièrement en anglais. Ce qui pourrait s’avérer gênant ne l’est pas vraiment, tant le principe du GTD est d’abord plutôt simple.

L’écran se divise en 4 parties :

Ecran Omnifocus

L’écran d’Omnifocus

1 La barre des menus :
. la boite de réception, où prennent place les tâches non affectées à un projet ;
. les projets, comme le nom l’indique, ils regroupent les tâches ayant un même objet ;
. les contextes, regroupent les tâches et projets ayant la même étiquette ;
. le calendrier affiche pour chaque date le nombre de tâches arrivant à échéance ;
. les drapeaux permettent de marquer des sujets particuliers sur lesquels on souhaite attirer l’attention
. l’examen permet de voir si les projets sont bien complets et leurs tâches effectuées.

2La liste des éléments de l’item sélectionné.

3 – La barre d’outils permet de :
. afficher/masquer la barre de menus ;
. créer une nouvelle action ;
. nettoyer l’affichage : si une action est notée complète et que, dans les préférences, l’affichage n’est pas rafraîchi automatiquement ;
. ouvrir rapidement un projet ou une tâche en tapant son nom ;
. mettre ou enlever le focus sur un projet ;
. paramétrer l’affichage ;
. utiliser le moteur de recherche ;
. afficher les informations détaillées d’une action ;
. synchroniser avec son compte en ligne.

4 - Les informations détaillées de l’élément sélectionné. On active ce fenêtre via le bouton Inspect.

Omnifocus, s’il peut être utilisé pour la gestion de tâches plutôt simples, trouve tout son intérêt dès qu’on aborde des projets un tant soit peu complexes.
Il est en effet possible de créer des projets parallèles, au sein desquels les tâches sont listées sans ordre particulier. C’est le  cas du projet Généalogie.

Omnifocus - Exemple de projet parallèle

Un projet parallèle dans Omnifocus

Plus intéressant dans bien des cas, notamment dans notre environnement professionnel, Omnifocus propose des projets séquentiels. Dans ces derniers, toutes les tâches respectent un ordre chronologique. Cette organisation permet d’utiliser Omnifocus un peu à la façon d’un gestionnaire de projets tel que Microsoft Project.

Détail d'un projet séquentiel dans Omnifocus

Un projet séquentiel dans Omnifocus

Grâce donc au bouton Inspect de la barre d’outils, il est possible d’afficher toutes les informations d’un projet ou d’une tâche à l’extrême droite de l’écran. Il est bien sûr possible de le construire depuis cette barre.

Omnifocus - Détail d'une action

Les nombreuses options proposées dans Omnifocus expliquent une prise en main parfois un peu ardue, notamment pour ceux qui, comme moi, ne sont pas toujours complètement à l’aise avec l’anglais.
Rien de rédhibitoire toutefois !
D’autant que, même en anglais, l’aide est d’un réel secours quand on a un doute sur une action. Et puis l’effort vaut vraiment la peine dès qu’on s’attaque à des projets d’une certaine importance.

Détail d'un projet dans Omnifocus

Détail d’un projet dans Omnifocus

Omnifocus peut se synchroniser dans le Cloud via un compte dédié, gratuit. Il est alors possible de retrouver l’ensemble de ses projets sur son iPhone ou son Ipad… à condition d’acheter séparément les applications dédiées, proposées sur l’AppStore respectivement à 17,99 € et 27,99 €.
Un investissement non négligeable, loin de là ! 
Omnifocus se destine donc plus particulièrement à l’environnement professionnel ; il y prendra alors tout son sens !
À noter qu’il est possible d’essayer Omnifocus pour Mac pendant 14 jours ; un excellent moyen de se rendre compte de ses énormes capacités ! Pour télécharger cette version, il faut se rendre sur cette page.

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